# Sopimus henkilötietojen käsittelystä (DPA / GDPR) > Ilmainen suomenkielinen asiakirjapohja (Word .docx), kategoria: Yritys & Yhtiöoikeus. Lähde: https://dokumenttipohja.fi/pohjat/sopimus-henkilotietojen-kasittelysta/ - **Verkkosivu:** https://dokumenttipohja.fi/pohjat/sopimus-henkilotietojen-kasittelysta/ - **Word-tiedosto (.docx):** https://dokumenttipohja.fi/lataa/sopimus-henkilotietojen-kasittelysta.docx ## Miten sopimus henkilötietojen käsittelystä (DPA / GDPR) allekirjoitetaan? Sopimus henkilötietojen käsittelystä (DPA / GDPR) voidaan allekirjoittaa paperilla tai sähköisesti. Sähköinen allekirjoitus vahvalla tunnistautumisella (suomalaiset pankkitunnukset, FTN) on EU:n eIDAS-asetuksen mukainen sähköinen allekirjoitus, eikä sen oikeusvaikutusta voi kiistää pelkästään sillä perusteella, että se on sähköinen (eIDAS 25 art.). Helppo Allekirjoitus -palvelussa (https://helppoallekirjoitus.fi/) asiakirja ladataan PDF-muodossa, ja jokainen osapuoli allekirjoittaa sen etänä omilla pankkitunnuksillaan. Hinta on 1,49 € / allekirjoitus (sis. ALV), ei rekisteröitymistä eikä kuukausimaksua, ja valmiiseen asiakirjaan liitetään allekirjoitustodistus. ## Asiakirjapohjan sisältö SOPIMUS HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ 1. Määritelmät Henkilötieto on mikä tahansa tieto, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön (jäljempänä ”rekisteröity”). Kyse voi olla esimerkiksi asiakkaiden, työntekijöiden tai yrityskontaktien henkilötiedoista, kuten nimestä, osoitteesta, puhelinnumerosta tai mistä tahansa muusta tiedosta, jonka voi liittää tiettyyn henkilöön. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan henkilöä, yritystä, organisaatiota, viranomaista tai virastoa, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun. Henkilötiedon käsittelijästä käytetään tässä sopimuksessa termiä Toimittaja. Käsittely on henkilötietoja koskevaa toimintaa, kuten keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista, muuttamista tai käyttämistä. Rekisteröity tarkoittaa henkilöä, jonka tietoja on tallennettu rekisteriin. Rekisterinpitäjä on henkilö, yritys tai organisaatio, joka luovuttaa henkilötietoja, ja joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Rekisterinpitäjästä käytetään tässä sopimuksessa termiä Asiakas. Tietosuojalainsäädännöllä tarkoitetaan Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 ja muita tietosuojasäännöksiä sekä tietosuojaviranomaisen ohjeita, neuvoja tai määräyksiä. 2. Osapuolet Asiakas Nimi: [Asiakkaan nimi] Y-tunnus: [Asiakkaan Y-tunnus] Yhteystiedot: [Asiakkaan yhteystiedot] Toimittaja Nimi: [Toimittajan nimi] Y-tunnus: [Toimittajan Y-tunnus] Yhteystiedot: [Toimittajan yhteystiedot] 3. Henkilötietojen käsittelyn luonne ja tarkoitus Tällä sopimuksella Toimittaja käsittelee henkilötietoja Asiakkaan lukuun, sopijapuolten välisen sopimuksen perusteella. Tällä sopimuksella Osapuolet sopivat tarkemmin niistä periaatteista ja ehdoista, joilla Toimittaja käsittelee henkilötietoja Asiakkaan lukuun. Tämä sopimus on osa Osapuolten välistä sopimusta (jäljempänä "Pääsopimus") ja muodostaa Pääsopimuksen liitteen. Pääsopimus: [pääsopimuksen nimi ja päiväys] Tähän sopimukseen sovelletaan Pääsopimuksen ehtoja niiltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole muuta sovittu. Mikäli tämän sopimuksen ja Pääsopimuksen välillä ilmenee ristiriita, sovelletaan henkilötietojen käsittelyn osalta ensisijaisesti tätä sopimusta. Käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus: [kuvaus käsittelystä] Henkilötietoja käsitellään tämän sopimuksen voimassaolon ajan ja sen jälkeen siltä osin kuin kohdassa 12 on sovittu. 4. Käsiteltävät henkilötiedot [Käsiteltävät henkilötiedot] Rekisteröityjen ryhmät: [rekisteröityjen ryhmät] 5. Sitoutuminen rekisterinpitäjän ohjeisiin Toimittaja sitoutuu käsittelemään henkilötietoja Asiakkaan ohjeiden ja sopimusehtojen mukaan. Asiakkaalla on oikeus antaa Toimittajalle sitovia kirjallisia ohjeita henkilötietojen käsittelystä. Toimittaja käsittelee henkilötietoja tietosuojalainsäädännön ja Asiakkaan Toimittajalle toimittamien kirjallisten ohjeiden mukaisesti. Toimittaja ilmoittaa Asiakkaalle välittömästi, jos Toimittaja katsoo, että Asiakkaan ohjeistus rikkoo tietosuojalainsäädäntöä. 6. Tietoturva Toimittaja sitoutuu toteuttamaan riittävät tietoturvatoimet henkilötietojen turvaamiseksi. Toimittaja sitoutuu ylläpitämään tietoturvaa käyttämällä tietokoneissa virustorjuntaa ja palomuureja sekä ylläpitämään toimitilojen kulunvalvontaa. Toimittaja sitoutuu myös ylläpitämään riittäviä ja asiantuntevia resursseja, jotta henkilötietoja käsitellään tietoturvallisesti. Toimittajan tulee ilmoittaa Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä kirjallisesti henkilötietoihin kohdistuneista tietoturvaloukkauksista tai muista tapahtumista, joiden perusteella henkilötietojen turvallisuus on vaarantunut tai Toimittajan on syytä uskoa, että tietoturva on saattanut vaarantua. Toimittajan tulee ilmoittaa myös kaikista tietoturvaloukkauksen johdosta tehdyistä toimenpiteistä. Toimittajan tulee ilmoittaa tietoturvaloukkauksesta Asiakkaalle vähintään seuraavat seikat: - kuvaus tietoturvaloukkauksen luonteesta - tietoturvaloukkauksen kohteena olevat henkilötiedot - tietoturvaloukkauksen kohteen kuvaus ja sen vaikutuksenalaisten henkilöiden lukumäärä - Toimittajan kuvaus korjaavista toimenpiteistä tietoturvaloukkausten ehkäisemiseksi tulevaisuudessa - kuvaus tietoturvaloukkauksen aiheuttamista seurauksista - kuvaus Toimittajan suorittamista toimista tietoturvaloukkauksen minimoimiseksi. Toimittajan tulee dokumentoida kaikki tietoturvaloukkaukset, niiden vaikutukset sekä korjaavat toimenpiteet. 7. Salassapito Toimittajan työntekijät, jotka ovat oikeutettuja henkilötietojen käsittelyyn, allekirjoittavat salassapitosopimukset, elleivät ole jo niin tehneet, ja siten sitoutuvat noudattamaan salassapitovelvollisuutta. Lisäksi Toimittaja vakuuttaa, että henkilötietoja käsitellään ainoastaan työtehtävien yhteydessä sovitussa käyttötarkoituksessa. 8. Avustamisvelvollisuus ja tiedonantovelvollisuus Toimittajan tulee ilman viivytystä Asiakkaan pyynnöstä tarjota Asiakkaalle kaikki sellaiset tiedot, sisältäen pääsyoikeudet, jotka vaaditaan rekisteröityjen oikeuksien turvaamiseksi tai noudattaakseen tietosuojaviranomaisten vaatimuksia. Toimittajan tulee ilmoittaa Asiakkaalle viipymättä tietosuojaviranomaisen tai muiden viranomaisten vaatimuksista tai tiedusteluista. Toimittajalla on oikeus veloittaa näistä tehtävistä Osapuolten Pääsopimuksen mukaisesti tai, jos hintaa ei ole sovittu, Toimittajan yleisen hinnaston mukaisesti. Toimittaja auttaa Asiakasta varmistamaan, että henkilötietojen turvallisuuteen sekä tietosuojaa koskevaan vaikutustenarviointiin ja ennakkokuulemiseen liittyviä velvollisuuksia noudatetaan. 9. Toimittajan omat alihankkijat Toimittajalla on oikeus käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelijöinä. Jokaisesta alihankinnasta tulee olla kirjallinen sopimus, jossa alihankkijan tulee noudattaa samoja velvollisuuksia ja sitoumuksia kuin tässä sopimuksessa ja tietosuojalainsäädännössä. Kirjallisen sopimuksen tulee myös antaa alihankkijaa kohtaan samat oikeudet kuin Asiakkaalla on Toimittajaa kohtaan. Toimittaja ilmoittaa Asiakkaalle käyttämistään alihankkijoista kirjallisesti. Toimittaja ilmoittaa Asiakkaalle kirjallisesti etukäteen, jos se suunnittelee vaihtavansa alihankkijoita tai ottavansa käyttöön uusia alihankkijoita. Asiakas voi vastustaa alihankkijan vaihtamista tai lisäämistä, jolloin Toimittajalla on oikeus irtisanoa sopimus 30 päivän irtisanomisajalla. Toimittaja vastaa omien alihankkijoidensa toimista ja tämän sopimuksen tai tietosuojalainsäädännön laiminlyönneistä suhteessa Asiakkaaseen. 10. Auditointioikeus Asiakkaalla tai tämän valtuuttamalla auditoijalla on oikeus tarkastaa Toimittajan tai tämän käyttämien alihankkijoiden henkilötietojen käsittelyn velvollisuuksien noudattaminen. Toimittajan on sallittava Asiakkaan tai muun sen valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit ja osallistuttava niihin. Osapuolet vastaavat kukin itse omista tarkastuksen aiheuttamista kuluista. 11. Henkilötietojen sijainti Toimittajalla on oikeus siirtää henkilötietoja vapaasti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä. Tietoja on oikeus siirtää myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle siten, että tietosuojalainsäädäntöä noudatetaan ja riittävät turvatoimet otetaan huomioon henkilötietojen käsittelyn turvaamiseksi. Asiakkaalla on oikeus saada milloin tahansa tiedot tietojen käsittelyn sijainnista. 12. Tietojen poistaminen Toimittaja ei saa sopimuksen aikana poistaa käsiteltäviä henkilötietoja ilman Asiakkaan pyyntöä. Sopimuksen päätyttyä Toimittaja poistaa kaikki sopimuksenmukaiset henkilötiedot tai palauttaa ne Asiakkaalle sekä poistaa kaikki kopiot niistä. Jos Asiakas ei sopimuksen päätyttyä pyydä poistamaan henkilötietoja, tulee Toimittajan säilyttää niitä kuusi (6) kuukautta ennen kuin poistaa ne, ellei lainsäädännöstä muuta johdu. 13. Vahingonkorvausvastuu Osapuoli on velvollinen korvaamaan toiselle Osapuolelle tämän sopimuksen rikkomisen johdosta aiheuttamansa välittömät vahingot. 14. Allekirjoitukset Tämä sopimus tulee voimaan, kun molemmat Osapuolet ovat allekirjoittaneet sen. Sopimus päättyy automaattisesti Pääsopimuksen päättyessä. Paikka ja aika: [Allekirjoituksen paikka ja aika] Asiakkaan edustaja: ____________________________ [Asiakkaan nimi] Toimittajan edustaja: ____________________________ [Toimittajan nimi] --- Asiakirjapohjat ovat yleisluontoisia malleja. Ylläpitäjä: Polarcomp Oy (Y-tunnus 0969733-4).